Monografie:
Hotel
MON003
Laatste bijwerking: 01/11/2003
4/11/2003
Inhoud:
1. Algemeen
2. Dagelijkse Administratie/
Boekhouding verplichtingen
3. BTW
5. Personeel
1.
Algemeen:
- Definitie,
algemene werking van de sector:
Deze monografie bestrijkt als vakgebied: "Hotel" kortom alle inrichtingen waar in hoofdzaak logies wordt verstrekt. Indien met restaurant zie monografie "Restaurant". Ook gastenkamers worden behandeld.
2.
Dagelijkse Administratie/ Boekhouding verplichtingen:
De boekhoudverplichtingen vloeien voort uit de algemene wet op de boekhouding van ondernemingen.
1. Staving van ontvangsten:
Ontvangsten dienen gestaafd te zijn door verantwoordingsstukken.
In een hoteluitbating zijn dit de gedetailleerde en genummerde Hotelrekeningen.
Ideaal is een kasregister dat ELKE transactie tegelijkertijd bijhoudt op een controleband. (Zie Hoofdstuk 7 kasregisters).
2. Staving uitgaven: elke uitgave dient gestaafd door een verantwoordingsstuk.( bv factuur, bankuittreksel . . .etc)
3. Inventaris: Elk jaar dient een inventaris opgesteld te worden volgens de gangbare methodes.
De inventaris is een essentieel bestanddeel van de boekhouding. Afwezigheid ervan kan leiden tot het verwerpen van de boekhouding door de fiscale administratie. (Zie Inventaris).
De goederen welke voorkomen zijn meestal onderhoudsproducten, drukwerk, gadgets voor op de gastenkamers.
4. Bijhouden van een kasboek/blad: Het bijhouden van een kas is een nuttig en noodzakelijk instrument om de financiële stromen onder controle te krijgen.
- Specifieke problemen hierbij zijn het boeken van de
ontvangsten per creditcards en de fooien erop.
Als een klant een fooi bijschrijft op een creditkaart dan is de uitbater eigenlijk slechts tussenpersoon tussen de klant en zijn kelner. Deze fooien worden aldus niet geboekt bij de omzet, maar op een rekening van de klasse 499xxx welke dan wordt tegen geboekt bij uitbetaling van de fooi, meestal uit de kas op de dag zelf.
3.
BTW:
- Facturatie:
Ook hoteluitbaters zijn onderhevig aan de reglementering betreffende de facturatie van geleverde diensten. Geen enkele maatregel ontslaat een hotelhouder ervan regelmatige facturen op te stellen indien de gebruiker van de dienst dit doet in het kader van zijn beroepsactiviteit. Dit zou kunnen voorkomen als een hotel kamers "onderverhuurt" aan een andere hoteluitbater.
- Contante ontvangsten:
De contante ontvangsten dienen per dag opgenomen te worden in een contantenboek.. (Zie Het Contantenboek).
Een contantenboek is geen kastboek, vermits deze geen uitgaven vermeldt! Het contantenboek spruit voort uit BTW wetgeving en het kasboek uit de boekhoudwet.
Speciaal geval voorschotten: Ook de voorschotten van klanten dienen in principe opgenomen te worden in de contante ontvangsten voor de BTW. De BTW op een voorschot dient dus onmiddellijk afgedragen te worden.
- Specifieke eisen:
Uitreiken van BTW bonnetjes. Zie commentaar op
aanschrijving.
- Tarieven:
In principe geldt voor de diensten "kamer en ontbijt" het tarief van 6%.
Alle bijkomende diensten, voor zoverre ze afzonderlijk worden aangerekend dienen het tarief van 21% te ondergaan.
Dit betreft: minibar, parking, telefoon, sauna . . . . etc.
Bij vol/ half pension mogen de ontvangsten forfaitair gesplitst worden in 50/50 - 6%/21%
- Voordelen van alle aard:
Voordelen worden belast volgens het gangbare tarief voor elk voordeel.
- Aftrek voorbelasting:
De betaalde voorbelasting aan de leverancier kan slechts worden uitgeoefend mits voorlegging van een regelmatige factuur
Let op dit geldt ook voor levering van maaltijden in het kader van een overeenkomst die een hotelier zou hebben met een restaurant voor het verschaffen van maaltijden aan de klanten van het hotel die een gezamenlijk arrangement zouden boeken.
- Samenwerking met tour operators:
- Algemeen: Voor hotel uitbating is er geen fiscaal forfait.
- Specifieke eisen: Het enige controlemiddel dat de administratie ter beschikking heeft is de vergelijking van de opgestelde hotelnota's met de reserveringstabellen. Deze dienen dus bijgehouden te worden als essentieel deel van de boekhouding.
Politiefiches vallen onder de bescherming van het privé leven en kunnen dus niet opgevraagd worden.
- Fiscaal Risico: Gezien de aard van de bedrijfsactiviteit, ligt het grootste fiscaal risico in de betwisting van de aangegeven ontvangsten. Het is dus van het grootste belang dat deze goed gestaafd zijn.
5.
Personeel:
vaste
extra's
fooien
jobstudenten
6.
Verzekeringen: Vereisten
brandverzekering.
7.
Websites en Literatuur
Horeca België: www.horeca.be
Horeca Vlaanderen: www.horecavlaanderen.be
Horeca Nederland: www.horeca.nl
BTW in de boekhouding - Sector Horeca CED Samsom ISBN 90-5852-821