Producteisen   (STIP905) 

1. Bepaling van producteisen:

Onze producten zijn de interne en externe jaarrekeningen, fiscale aangiftes, BTW aangiftes, rapporten, studies, adviezen

De producten die de organisatie voortbrengt zijn uniform qua uitzicht en inhoud.

De uniformiteit qua uitzicht spruit voort uit de vigerende wetgeving en de gebruikte software.

Uniformiteit qua inhoud wordt bewerkstelligd door de normen opgenomen in het kwaliteitshandboek.

Onze producten moeten tijdig afgewerkt zijn.

a. de externe jaarrekening moet neergelegd zijn binnen 1 maand na de algemene vergadering

b. de fiscale aangifte moet ingediend zijn tegen de door de administratie voorziene vervaldag.

Kunnen onze producten niet tijdig binnen zijn dan wordt waar het mogelijk is uitstel gevraagd.

Deze eis van tijdigheid wordt beheerst door de gebruikte software "Moses".

Er wordt naar gestreefd de externe jaarrekening klaar te hebben maximum zes maand na afsluitdatum.

2. Beoordeling van producteisen:

Het zijn de dossierverantwoordelijken die oordelen als aan de producteisen voldaan is.

De jaarrekening en de fiscale aangifte moeten goedgekeurd worden door de dossierverantwoordelijke die bij deze gelegenheid nakijkt of het product wel voldoet aan de eisen van de wet en nakijkt of de eventuele specifieke eisen van de klant gedefinieerd zijn.

Deze goedkeuringen worden gegeven als volgt

a. Jaarrekening: elektronisch handteken van dossierverantwoordelijke

b. Fiscale aangifte: elektronisch handteken van dossierverantwoordelijke

c. BTW aangifte: door het medeondertekenen van de brief naar de klant

Daarop worden omzetschommelingen geregistreerd, vergeleken met vorig jaar.

Registratie van dit schrijven wordt bijgehouden.

Indien er iets in de wetgeving verandert, dan wordt de software aangepast zodanig dat de producten terug conform afgeleverd worden. De MP en de SP staan daarvoor in dat die wetswijzigingen opgevolgd en aangepast worden in onze software. Na die wijziging wordt het personeel op de hoogte gebracht van wat de wijziging was en dat het programma in orde is.

3. Afwijkingen:

Voorkomende afwijkingen van klanteneisen (zoals vermeld in punt 1 hierboven) en producteisen worden genoteerd en beoordeeld.

4. Minimum Informatie naar de klant/ bestuursorgaan:

a. Particulieren:

 Na het indienen van de fiscale aangifte wordt aan de klant  opgestuurd: 

1. het resultaat van de berekening van de belasting
2. zijn exploitatierekening indien voorhanden

Dit gebeurt door middel van een typebrief.

Registratie van dit schrijven wordt bijgehouden.

b. Vennootschappen:

Alvorens de jaarrekening af te sluiten worden volgende punten met het bestuursorgaan van de vennootschap besproken:

1. (-)de wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur en/of in het aandeelhoudersschap.
2. (10) de wijzigingen in de kapitaalstructuur van de vennootschap. (kapitaalverhoging/-vermindering)
3. (16) het aanleggen van voorzieningen voor gebeurtenissen die zich in de loop van het boekjaar hebben voorgedaan
4. (17) de kredietlijnen en gestelde zekerheden alsook de mogelijkheden van herziening van de rentevoet
5. (2xx9) het afschrijvingsritme van de activa
6. (241) een overzicht van het rollend materieel en de gebruikers ervan (zie ook verder “voordelen van alle aard”)
7. (2xx8) de herwaardering van activa
8. (3xx) de waarderingswijze van de voorraden (waardeverminderingen), de onderhanden werken
9. (4166) indien toepasselijk: de terugbetalingmodaliteiten van een debetstand in rekening courant van vennoten/bestuurders
10. (40/44) stand debiteuren en crediteuren i.v.m. dubieuze
11. (57) de hoegrootheid van het kassaldo indien niet in overeenstemming met de gevoerde activiteiten
12. (70/60) de toetsing van de brutomarges aan de gangbare criteria voor de sector en de ingezette middelen (koopwaar, materialen, prestaties)
13. (7/6) en bondige operationele analyse van de resultaten over de laatste 3 jaar (brutomarges, kostenstructuur, winst voor belasting, operationele cashflow)
14. (74) fiscaal weerhouden voordelen van alle aard
15. (47) voorgestelde winstverdeling
16. (4520)de te betalen belasting over het boekjaar
17. (-) nieuwe mogelijkheden geboden door evolutie in de fiscale wetgeving
18. (-) de lopende handelshuurcontracten en hun vervaldag
19. (618) de emolumenten van de bestuurders voor volgend jaar en het impact op de sociale bijdragen van de volgende jaren
20. (-) indien het een cluster van vennootschappen betreft: een duidelijk overzicht van alle vennootschappen van de groep en hun onderlinge samenhang
21. (-) facultatief: een audit van de verzekeringspolissen
22. (-) facultatief: een sociale audit
23. (-) facultatief: nazicht van de inschrijvingen in de kruispuntenbank der ondernemingen

(*) de vermelding tussen haakjes verwijst naar de nummering van het algemeen rekeningstelsel waar het onderwerp op slaat.

 Na afsluiten van de balans wordt aan de klant opgestuurd:

Bundel jaarrekening bevattende

1. balans en resultatenrekening
2. een inventaris van de klasse 0 rekeningen
3. details van rekeningen
4. afschrijvingstabellen
5. krediettabellen
6. verslagen algemene vergadering, raad van bestuur
7. fiscale aangifte
8. Journaalpost heropening volgend boekjaar
9. Overzicht van de kredietlijnen en de waarborgen

c. Bij elke BTW aangifte:

1. Een brief vermeldende de te betalen BTW, de te betalen voorschotten, het overzicht van de ontvangsten over het jaar met vergelijking vorig jaar.
2. De lijst van openstaande debiteuren
3. De lijst van openstaande crediteuren
4. De openstaande "Wachtrekeningen"- Indien toepasselijk, een overzicht van de toeslagcoëfficiënten in vergelijking met het vorig jaar.
5. Een controle op de Netto-lonen indien de klant aangesloten is bij (zuster) Sociaal Secretariaat van de Kust.
6. Indien nodig, een toetsing van de brutomarges aan de hand van vooraf vastgestelde coëfficiënten

5. Interne producteisen.

Telkens wanneer een dossier ter hand wordt genomen dient - op elk niveau - aan het dossier een verbetering aangebracht of een meerwaarde aan toegevoegd.

* Verbeteringen aan dossiers kunnen zijn: een beter klassement, het uitwerken van een aangepast kasblad, het meer of minder uitsplitsen van bepaalde posten, een onderhoud met de klant om bepaalde dingen beter onder controle te houden, het op punt zetten van debiteuren/crediteuren, het verwijderen van onnodige of vervallen documenten uit het dossier . . .etc

* Meerwaarde aan het dossier kan gegeven worden door het uitwerken van :

- een bedrijfsprofiel

- een proactieve brutowinstberekening indien de marges kunnen getoetst worden aan de hand van productieve elementen.

(onder proactieve brutowinstberekening wordt verstaan: het becijferen van de theoretische omzet aan de hand van een aantal gekende productieve elementen (zoals de fiscale administratie doet) aan de hand van menuanalyses, productief gewerkte uren, opgelegde prijzen, stuktelling . . .enz. - Dit in tegenstelling tot een "passieve/ reactieve" brutowinstberekening waar enkel nota wordt genomen van eventuele historisch schommelingen in de marges.)

<- Terug